Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

«электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа ЭЦП, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе»
ФЗ от 10.01.2002 N1-ФЗ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ»

В настоящее время, редкая организация не использует компьютер при работе с документами. Информационные технологии активно применяются при организации делопроизводства, почти все документы подготавливаются в электронном виде, затем распечатываются на принтере и только после этого подписываются.

Основной целью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) является переход от бумажных документов к электронным. Это означает, что документы изначально оформляются в электронном виде и не переводятся на бумажные носители (не распечатываются).

Переход к электронному документообороту позволяет:

• существенно сократить сроки передачи документов между сотрудниками или организациями посредством передачи электронных документов по каналам электросвязи. Что позволит, например, исключить ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период необходимо закрывать, а оригиналы документов подтверждающих факт хозяйственной операции должны поступить по почте. Даже если почта не потерялась в процессе пересылки и приходит в срок, время на ее доставку требуется очень существенное;
• сократить размер накладных расходов: бумага, курьерская доставка, почтовые расходы и т.д.

ЭЦП обеспечивает следующие функции:

• Подтверждает, что подписывающий не случайно подписал электронный документ;
• Подтверждает, что только подписывающий и только он подписал электронный документ;
• ЭЦП должна зависеть от содержания подписанного документа и времени его подписания;
• Подписывающий не должен иметь возможности в дальнейшем отказаться от своей подписи.

Технология применения ЭЦП с каждым днем все глубже проникает в практику работы с электронными документами. На сегодняшний день более 750 000 лиц, являющихся налогоплательщиками, сдают в налоговые органы налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность в электронной форме с ЭЦП, без подтверждения их в бумажной форме. Порядок сдачи был определен федеральной налоговой службой еще в 2002 году. Создано большое количество электронных торговых площадок на которых проводятся торги и аукционы в электронной форме с использованием ЭЦП.

Электронная цифровая подпись является одним из важнейших элементов для организации полноценного электронного документооборота, т.к. служит аналогом собственноручной подписи человека.